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Viele Unternehmen haben aufgrund der Corona-Pandemie ihre Mitarbeiter*innen in den letzten Wochen und Monaten in das Home Office geschickt. So war auch für uns remote von Zuhause arbeiten für mehrere Wochen der Normalzustand. Was wir dabei gemerkt haben: Viele sind auf diese Art des Zusammenarbeitens nicht vorbereitet gewesen. Wie kann man die Teamarbeit organisieren? Wie hält man den Kommunikationsfluss aufrecht? Und so weiter und so fort.
Vor all diesen Herausforderungen standen auch wir als Team. Jedoch haben wir aus dieser Extremsituation auch sehr viel gelernt. Daraus sind unsere THE NEW NORMAL Work Hacks geworden.
Na Neugierig? Dann erfahrt ihr jetzt mehr über zwei unserer Top 4 Work Hack!
Work Hack No. 1: Mindfulness im Home Office
Der Begriff “Mindfulness” wird auf Wikipedia folgendermaßen beschrieben: “Achtsamkeit (engl. mindfulness) ist ein Zustand von Geistesgegenwart, in dem ein Mensch hellwach die gegenwärtige Verfasstheit seiner direkten Umwelt, seines Körpers und seines Gemüts erfährt…”.
Hellwach und gegenwärtig zu sein, hilft sicherlich in vielen Lebenslagen, doch gerade in einer Zeit in der wir uns häufig nur noch virtuell begegnen, bekommt das Thema eine noch viel wichtigere Bedeutung. In virtuellen Räumen nehmen wir unsere Umwelt ganz anders und vor allem eingeschränkt wahr. Wir befinden uns nicht mit unserem Gegenüber in einem gemeinsamen physischen Raum, der uns verbindet. In einer Videokonferenz können wir die Emotionen unseres Gegenüber oder einer Gruppe viel schwieriger deuten, da wir nur kleine Ausschnitte unserer Kolleg*innen sehen. Ganz zu schweigen vom Austausch via Chat, in dem wir Emotionen per Emoji wahrnehmen sollen. Es ist also an uns, achtsam zu sein und unser Gegenüber während eines virtuellen Austauschs sehr bewusst wahrzunehmen. Wir müssen auf die wenigen Dinge achten, die wir von anderen sehen oder hören. Wir müssen nachfragen, wenn wir nicht sicher sind, wie sich unser Gegenüber gerade fühlt. Und letztendlich akzeptieren, dass eine komplett virtuelle Umgebung der Zusammenarbeit für die meisten von uns einfach neu ist und wir gemeinsam lernen müssen.
Unsere 3 schnellen Tipps hierzu:
- Kamera an – immer. Ja, auch wenn man nur den Jogginganzug an hat (siehe hierzu auch unseren Work Hack “Raus aus der Jogginghose”)!
- Fragen zulassen und aktiv Feedback einfordern
- Kurzer Check-In und Check-Out
Klingt einfach, ist es auch – wenn wir über unseren Schatten springen. Denn wie in jeder neuen Situation, bewegen wir uns auch hier mindestens am Rande unserer Komfortzone und das kostet Mut und Überwindung. Aber nach ein paar Versuchen, fühlt sich schon wieder alles ganz natürlich an – THE NEW NORMAL eben 😉
Wer 10 Minuten darauf verwenden möchte, mehr zum Thema Mindfulness zu erfahren, dem empfehlen wir den TED Talk mit @Shauna Shapiro https://www.youtube.com/watch?v=IeblJdB2-Vo
Wer dann noch nicht genug hat :), dem Empfehlen wir https://mountainminds.net/
Work Hack No. 2: Digitale Meeting Kultur
Ich sitze im virtuellen Meeting mit mehreren Kollegen, neben mir mein Handy auf dem gerade eine neue Push-Benachrichtigung eingegangen ist, auf meinem Desktop blinkt außerdem die Inbox in meinem Mail Postfach auf und auf meinem zweiten Bildschirm ist der Browser offen mit meiner noch nicht abgeschlossenen Online-Bestellung. Ich drifte ab und ehe ich mich versehe habe ich keine Ahnung mehr was als letztes gesagt wurde.
Wem kommt diese Szene ebenfalls bekannt vor?
Warum uns das immer wieder passiert lässt sich mit folgender Entdeckung des französischen Ingenieur Maximilien Ringelmann erklären: Er bat ein Team von Leuten, an einem Seil zu ziehen. Dann bat er einzelne Personen – alleine – an demselben Seil zu ziehen. Er bemerkte, dass Menschen, wenn sie als Einzelpersonen arbeiteten, mehr Mühe in das Ziehen steckten als wenn sie im Team arbeiteten. Dieses Phänomen nennt sich “der Ringelmann-Effekt”. Je größer die Gruppe, desto weniger Verantwortung fühlt jeder Einzelne für den Erfolg der Sache. Und je weniger verantwortlich man sich fühlt, desto weniger Aufwand ist man bereit zu betreiben.
Dieser Effekt wird in virtuellen Meetings sogar noch verstärkt, da wir uns zusätzlich unbeobachtet fühlen und das eigene Abgelenkt-Sein von den anderen oftmals unbemerkt bleibt. Umso schneller passiert es, dass wir mit den Gedanken abdriften, nicht zuhören und uns somit nicht beteiligen können. Das führt im Endeffekt zu einer frustrierenden Meeting Erfahrung für uns und auch für die anderen. Denn wir vergessen leider oftmals, dass ein Meeting nur erfolgreich sein kann, wenn jeder seinen Beitrag dazu leistet und konzentriert bei der Sache ist.
Hier ist nun also vor allem Eigenverantwortung und Selbstdisziplin gefragt! Das heißt pünktlich sein, aufmerksam zuhören, Handy weglegen und keine Mails nebenher checken. Außerdem raten wir dringend: Kamera anmachen! Auch das hilft sich auf das Gespräch zu konzentrieren und die Hemmung einer anderen Tätigkeit nachzugehen sinkt, wenn die anderen einen sehen können.
Um den Ringelmann-Effekt außerdem zu vermeiden hilft es außerdem sich vor dem Meeting selbst ein Ziel zu definieren und Notizen zu machen, was auf jeden Fall besprochen werden sollte und was der gewünschte Outcome ist. Wer noch weitere Tipps und Ideen sucht wie sich virtuelle Meetings effektiver gestalten lassen, dem empfehlen wir folgende Artikel auf Harvard Business Review:
https://hbr.org/2020/05/stop-zoning-out-in-zoom-meetings
English Version
Due to the corona pandemic, many companies have sent their employees to the home office in the past weeks and months. Also for us, it was normal to work remotely from home for several weeks. What we noticed: Many were not prepared for this type of collaboration. How can you organize teamwork? How do you keep the flow of communication going? And so on.
As a team, we faced all of these challenges. However, we also learned a lot from this extreme situation. This is why, we want to share our THE NEW NORMAL Work Hacks with you. Are you curious? Then you can find out more about our top 4 Work Hacks!
Work Hack No. 1: Mindfulness in the home office
The term “mindfulness” is described on Wikipedia as follows: “Mindfulness is a state of presence of mind in which a person awakens the current state of his immediate environment, his body, and his mind…”.
Being wide awake and present certainly helps in many situations, but especially in a time when we often only meet virtually, the topic takes on even more important meaning. In virtual spaces, we perceive our environment very differently and, above all, to a limited extent. We are not in a physical space that connects us with our counterparts. In a video conference, it is much more difficult for us to interpret the emotions of our counterpart or a group, because we only see small parts of our colleagues. Not to mention the exchange via chat, in which we should perceive emotions via emoji.
It is up to us to be careful and to be very aware of our counterparts during a virtual exchange. We have to pay attention to the few things we see or hear from others. We have to ask if we are not sure how our counterpart is feeling. And ultimately accept that a completely virtual collaborative environment is simply new to most of us and we need to learn together.
Our 3 quick tips:
- Camera on – always. Yes, even if you only have your jogging suit on (see also our article “Get out of your jogging pants”)!
- Allow questions and actively request feedback
- Short check-in and check-out
Sounds easy, it is – if we jump over our shadows. Because, as in every new situation, we move at least on the edge of our comfort zone and that takes courage and overcoming. But after a few tries, everything feels natural again – THE NEW NORMAL;)
If you want to spend 10 minutes learning more about mindfulness, we recommend the TED Talk with @Shauna Shapiro https://www.youtube.com/watch?v=IeblJdB2-Vo
If you still don’t have enough :), we recommend https://mountainminds.net/
Work Hack No. 2: Digital meeting culture
I am sitting in a virtual meeting with several colleagues, next to me my cell phone on which a new push notification has just been received, the inbox in my mailbox is also flashing on my desktop and the browser on my second screen is open with my not yet closed Online order. I drift off and before I know it I have no idea what was said last.
Who also knows this scene?
Why this happens to us, again and again, can be explained with the following discovery by French engineer Maximilien Ringelmann: He asked a team of people to pull a rope. Then he asked individual people – alone – to pull on the same rope. He noticed that when people worked as individuals, they put more effort into pulling than when they worked as a team. This phenomenon is called “the Ringelmann effect”. The larger the group, the less responsibility each individual feels for the success of the cause. And the less responsible you feel, the less effort you are willing to make.
This effect is even more pronounced in virtual meetings because we also feel that we are not being observed and that our own distraction often goes unnoticed by the others. The faster it happens that we drift with our thoughts, we cannot listen and therefore we cannot participate. The end result is a frustrating meeting experience for us and for the others. Unfortunately, we often forget that a meeting can only be successful if everyone makes their contribution and is focused on the matter.
So here, above all, personal responsibility and self-discipline are required! That means being on time, listening attentively, putting your cell phone away, and not checking emails on the side.
We also strongly advise: turn on the camera! This helps to focus on the conversation and inhibits other activities when others can see you.
In order to avoid the Ringelmann effect, it also helps to define a goal for yourself before the meeting and to make notes of what should definitely be discussed and what the desired outcome is.
If you are looking for further tips and ideas on how to make virtual meetings more effective, we recommend the following articles on Harvard Business Review:
