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Work Hack No.3: Raus aus der Jogginghose!

Routinen. Das klingt erstmal nicht wirklich nach New Normal, oder? Trotzdem geben uns Routinen ein Gefühl von Sicherheit. Sie ersparen uns Zeit und Energie und wirken Stress entgegen. Vor allem wenn wir uns neuen Herausforderungen stellen, wie in aktuellen Zeiten. Normalerweise weiß jeder was er am Morgen zu tun hat. Du weißt, wann du aufstehen musst, wann du aus dem Haus musst,…. In Home Office-Zeiten haben sich diese Routinen jedoch verschoben. Es ist also an der Zeit sich auch für solche Zeiten Routinen festzulegen. Was mir in den letzten Wochen geholfen hat? 

 

Die Routine bleibt!

Zur gleichen Zeit aufstehen wie wenn man ins Büro gehen würde. Und mich auch so anziehen! Hier habe ich mich direkt an meiner alten Routine orientiert. Und habe sogar noch Zeit dazu gewonnen! Den Kaffee konnte ich etwas länger genießen und ich habe den Sport vorgezogen. Zusätzlich hat mich meine Kleidung in einen gewissen Arbeitsmodus versetzt. In einer Jogginghose lümmelt man eher als in einer Jeans ;-).

 

Ausreichend Bewegung.

Ein Büroangestellter kommt durchschnittlich auf 2.000 – 3.000 Schritte pro Tag (ohne Sport). Da wird es im Home Office schon deutlich schwieriger. Man zieht sich an und dann? Sitzt man normalerweise auch schon. Die energiegeladene Sport Session am Morgen oder eine kurze Yoga Pause zwischendurch können dem entgegenwirken. Und man fühlt sich auch gleich besser!

 

Wie geht’s uns denn eigentlich?

Unser Daily ist – auch remote – das erstes Meeting am Tag. Hier fragen wir uns morgens zuerst wie es uns geht. So haben wir zum einen die Chance erstmal richtig anzukommen, kurz zu berichten was einen beschäftigt und um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie es den anderen heute geht. Denn jeder hat gute und weniger gute Tage 😉 Nur ist das remote nicht ganz so einfach einzuschätzen.   

 

Ablenkung vs. Konzentration

Im Home Office gibt es viel Potential für Ablenkung. Sei es die Wäsche die eigentlich noch gewaschen werden muss, der Partner der zur gleichen Zeit Home Office macht oder das Haustier, dass uuunbedingt gestreichelt werden will! Falls es mal wieder einen Tag gab, an dem mir die Ablenkung im Nacken saß griff hier in den letzten Wochen die Pomodorotechnik. Ein Zeitfenster von 25 Minuten, in dem ich mich ausschließlich auf meine Aufgaben konzentriere und alles andere ausblende. Sobald der Wecker klingelt, kann man sich dann kurz einen Kaffee holen, den Hund streicheln oder die Wäsche in die Waschmaschine stecken. Und dann wird auch der nächste Wecker gestellt und es wird konzentriert weitergearbeitet!

 

Work Hack No. 4: Die richtigen Tools sind gefragt!

Wer erkennt sich hier nicht selbst? Bis vor kurzem war ich überzeugt, dass ich bei meiner Arbeit bereits eine Vielzahl verschiedener Tools gewinnbringend nutze. Wir leben in einer zunehmend digitaler werdenden Welt. Lösungen in Technologien zu suchen ist somit nichts Ungewohntes für uns – egal ob im privaten oder beruflichen Umfeld. 

Die letzten Wochen im Homeoffice haben jedoch gezeigt – da gibt es noch viel mehr! Wenn ich bis Februar dachte, dass ich einen guten Überblick über verschiedenen Arbeitstools habe, dann ist mir in den letzten Woche klar geworden – dem ist nicht so! Es gibt unzählige Tools, die uns  bei der Kommunikation mit unseren Kolleg*innen, dem Austausch von Daten und Wissen, bei kreativen Prozessen und beim Projektmanagement unterstützen. 

Diese Erkenntnis hat mich dazu angetrieben mit verschiedenen Tools zu experimentieren und die vielen neuen Möglichkeiten, die uns dieser digitale Raum bietet, zu entdecken. Denn wenn nicht jetzt, wann dann? Das Ergebnis daraus: Eine Übersicht über verschiedenste Tools und deren mögliche Nutzung, ich gerne mit euch teilen möchte.

 

Meine Favorite-Tools für die digitale Zusammenarbeit

• Google oder Microsoft Teams: Einfach klasse, da man gleichzeitig an Dokumenten arbeiten kann. Außerdem bieten beide auch viele weitere Zusatzfunktionen wie Chats, Aufgabenzuteilung per Knopfdruck, etc.

• Asana: Das perfekte Tool um den Überblick über die eigenen Tasks nicht zu verlieren. Asana hat sich auch für unser morgendliches Daily bewährt. Neben der Listenfunktion kann man sich auch alles als Zeitleiste anzeigen lassen – also auch ein passendes Tool für dein Projektmanagement.

• MOCO: Ein- und Ausstempeln im Homeoffice? Ein etwas schwieriges Unterfangen! Mit MOCO kannst du deine Zeiten dennoch tracken. Und das sogar projektspezifisch. Und damit nicht genug. Das Tool bietet dir auch die Möglichkeit deine Angebote und Rechnungen darüber zu stellen.

• Slack: Im Homeoffice bleibt die Kommunikation im Team teilweise auf der Strecke. Slack bringt das Team zusammen, egal wo wir uns gerade befinden. Dank Slack ist das übervolle Mailpostfach Geschichte. Wir nutzen das Tool um gegenseitig Dokumente auszutauschen, den Kommunikations- und Informationsfluss im Team aufrecht zu erhalten und unsere Diskussionen direkt je nach Thema zu clustern. Doch nicht nur das, auch Anrufe sind via Slack möglich.

• Mural, Funretro.io, Scrumlr und Retrotool: Die Retro ausfallen lassen? Kommt für uns nicht in Frage! mit diesen digitalen Technologien steht auch der remote Retro nichts mehr im Wege! 

• Zoom & Google Hangouts: Für Videokonferenzen, egal ob zu zweit oder mit mehreren, nutze ich gerne Zoom oder Google Hangouts. Beide Tools können ohne vorherige aufwändige Registrierung schnell und unkompliziert genutzt werden. Außerdem eignet sich Zoom auch für größere Digital-Konferenzen. Neben einem integrierten, digitalen Whiteboard können Teilnehmer*innen auch in virtuelle Breakout-Rooms “gezoomt” werden um so in Kleingruppen an unterschiedlichen Themen zu arbeiten.

• Mentimeter, Slido und Kahoot:Ihr wollt auf das Feedback, zum Beispiel am Ende eines Workshops, nicht verzichten? Oder die Meeting-Teilnehmer auch im remote Modus aktiv in das Geschehen mit einbinden? Dafür eignen sich Tools wie Slido, Mentimeter oder Kahoot perfekt!

 

Wie ihr seht – der Markt an digitalen Technologien ist riesig! Es lohnt sich also zwischendurch über den Tellerrand hinauszuschauen und Neues zu entdecken. Denn nur weil man das immer schon so gemacht hat, heißt es ja nicht, dass es da draußen auch digitale Helfer gibt, mit denen unsere Arbeit erleichtert und optimiert werden kann. ABER auch eine wichtige Erkenntnis: Bei den vielen Vorteilen, die uns diese Tools in unserer Zusammenarbeit liefern, können sie ihr Potenzial nur dann entfalten, wenn wir sie sinnvoll in unsere Arbeitsweise integrieren. Wir können die vollen digitalen Potenziale erst ausschöpfen, wenn wir auch unsere bisherigen Routinen und unsere Zusammenarbeit an die neuen Rahmenbedingungen angepasst haben. 

 

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English Version

 

Work Hack No.3: Get out of your jogging pants!

Routines. It doesn’t really sound like New Normal, does it? Nevertheless, routines give us a feeling of security. They save us time and energy and counteract stress. Especially when we face new challenges, like in current times. Usually, everyone knows what to do in the morning. You know when to get up when to get out of the house … However, these routines have shifted in home office times. So it is time to set routines for such times. What has helped me in the past few weeks?

 

The routine remains!

Getting up at the same time as if you are leaving for the office. And dress like that too! Here I followed my old routine straight away. And I even gained some time! I was able to enjoy the coffee a little longer and I preferred the sport in the morning. In addition, my clothes put me in a certain working mode. In jogging pants, you slouch more than in jeans ;-).

 

Sufficient movement.

An office worker walks an average of 2,000 – 3,000 steps a day (without sports). It becomes much more difficult in the home office. You get dressed and then? You usually sit already. The energetic sports session in the morning or a short yoga break in between can counteract this. And you feel better right away!

 

How are we actually doing?

Our Daily is – also remotely – the first meeting of the day. Here we first ask ourselves in the morning how we are. On the one hand, we have the chance to briefly report what is on our minds and to get a feel for how others are doing today. Because everyone has good and less good days 😉 

 

Distraction vs. concentration

There is a lot of potential for distraction in the home office. Be it the laundry that actually needs to be washed, the partner who is in the home office at the same time, or the pet who wants to be petted! If there was another day when the distraction was on my neck, I used the Pomodorotechnik. A time window of 25 minutes in which I concentrate exclusively on my tasks and hide everything else. As soon as the alarm clock rings, you can quickly get a coffee, pet the dog, or put the laundry in the washing machine. And then the next alarm clock is set and work continues in a concentrated manner!

 

Work Hack No. 4: The right tools are required!

Who doesn’t recognize himself here? Until recently, I was convinced that I was already using a variety of different tools profitably in my work. We live in an increasingly digital world. Finding solutions in technology is therefore nothing unusual for us – whether in the private or professional environment.

However, the past few weeks in the home office have shown – there is much more! If I thought by February that I had a good overview of various work tools, then it had become clear to me in the past weeks – that’s not the case! There are countless tools that support us in communicating with our colleagues, exchanging data and knowledge, in creative processes, and in project management.

This knowledge has driven me to experiment with different tools and to discover the many new possibilities that this digital space offers us. Because if not now, when? The result: an overview of various tools and their possible use, I would like to share with you.

 

My favorite tools for digital collaboration

• Google or Microsoft Teams: Simply great, because you can work on documents at the same time. In addition, both also offer many other additional functions such as chats, assignment of tasks, etc.
• Asana: The perfect tool in order not to lose track of your own tasks. Asana has also proven itself for our morning daily. In addition to the list function, you can also display everything as a timeline – also a suitable tool for your project management.
• MOCO: Stamping in and out in the home office? A somewhat difficult undertaking! With MOCO you can still track your times. And even project-specifically. And that’s not all. The tool also offers you the opportunity to submit your offers and invoices.
• Slack: In the home office, team communication sometimes falls by the wayside. Slack brings the team together no matter where we are. Thanks to Slack, the overcrowded mailbox is history. We use the tool to exchange documents with each other, to maintain the flow of communication and information in the team, and to cluster our discussions directly according to the topic. But not only that, but calls are also possible via Slack.
• Mural, Funretro.io, Scrumlr, and Retrotool: Can you miss the retro? No way! With these digital technologies, there is nothing standing in the way of remote retro.
• Zoom & Google Hangouts: For video conferences, whether for two or more, I like to use Zoom or Google Hangouts. Both tools can be used quickly and easily without extensive registration. Zoom is also suitable for larger digital conferences. In addition to an integrated, digital whiteboard, participants can also be “zoomed” into virtual breakout rooms in order to work on different topics in small groups.
• Mentimeter, Slido, and Kahoot: You don’t want to miss the feedback, for example at the end of a workshop? Or actively involve the meeting participants in the event in remote mode? Tools like Slido, Mentimeter or Kahoot are perfect for this!

As you can see – the market for digital technologies is huge! It is therefore worthwhile to think outside the box and discover new things. Just because you’ve always done it that way doesn’t mean that there are also digital helpers out there who can make our work easier and better. BUT also an important finding: With the many advantages that these tools provide us in our collaboration, they can only develop their potential if we integrate them meaningfully into our way of working. We can only exploit the full digital potential if we have also adapted our previous routines and our cooperation to the new framework.