Keynotes und Canapés?! Was Events wirklich zur Unternehmenstransformation beitragen

Klischees über klassische Firmen-Veranstaltungen gibt es viele. Zwischen “Langeweile pur” und “Party hard” ist so gut wie alles dabei. Business-Events eben. Und wir geben zu: Das trifft es wohl oft auch. 

Diese Skepsis ist durchaus berechtigt. Ein Event sollte gerade in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten immer sinnvoll gegen die übergeordneten strategischen Ziele des Unternehmens abgewogen werden. Eins stellen wir in unserem täglichen Doing aber auch fest: Events können gerade für Transformationen eine prägende Funktion übernehmen. 

Keine Ziele, keine Kekse

Im ersten Schritt müssen die Ziele eines potentiellen Events glasklar definiert werden. Das heißt: Was möchten wir mit dem Event im Transformationsprozess erreichen? Ohne sie geht es nicht in die weitere inhaltliche Planung. Statt von Zielen sprechen wir auch gerne von den “Effekten”, die wir erreichen wollen – gegen diese Effekte können wir dann die jeweiligen Inhalte und Formate, die auf dem Event stattfinden sollen, prüfen. Die wichtigsten Effekte, die durch eine physische Veranstaltung erreicht werden können, haben wir euch hier mal zusammengefasst:

Raus aus dem Alltag – rein ins Wir

Veränderung passiert nicht von heute auf morgen. Sie fließt nach und nach in Prozesse, Strukturen und Werte eines Unternehmens ein, um langfristig in der Arbeitskultur verankert zu werden. Währenddessen läuft das daily business natürlich weiter. Und wir kennen es vermutlich alle:

Nur selten bleibt im stressigen Alltag Freiraum, um sich als Organisation zu reflektieren und sich mit den strategisch relevanten und langfristig erfolgskritischen Fragen zu beschäftigen. Ein Effekt, den wir mit einem physischen Zusammentreffen also erzielen wollen, ist ein Kontextwechsel zum Arbeitsalltag. 

Teilnehmende können sich Zeit für die kleinen und großen Fragen nehmen:

✔️ Wie verändern wir uns?

✔️ Wo geht es für uns hin?

✔️ Und wie möchten wir unsere gemeinsame Zukunft eigentlich gestalten?

Das bewusste Innehalten und Beschäftigen mit der eigenen Organisation sind extrem wertvoll. Ein Event kann somit immer einen großen Reflexionsraum schaffen: Wir als Team, Organisation oder Unternehmen nehmen uns ganz bewusst Zeit für uns und die eigene Veränderung. Dem Veränderungsprozess wird somit allein durch das Stattfinden eines Events im Rahmen der Transformation Dringlichkeit und Wertschätzung entgegengebracht. 

Zusätzlich bietet ein Event auch immer die Möglichkeit, Veränderung ganz direkt spürbar werden zu lassen. Was meinen wir damit?

Wenn ein Unternehmen einen Kulturwandel von einer starren zu einer flexiblen Organisationsstruktur anstoßen möchte, kann sich das auch in der Eventplanung widerspiegeln.

Anders als bei vorherigen Veranstaltungen des Unternehmens können sich Teilnehmende bspw. die Agenda nach den individuellen Interessen und Bedürfnissen zusammenstellen, statt einem gemeinsamen fixen Ablauf folgen zu müssen. Mitarbeitende können außerdem bereits in die Planung des Events miteinbezogen werden. Das Unternehmen kann sein übergeordnetes Transformationsziel so anhand dieses Beispiels konkret und authentisch mit einfließen lassen. Teilnehmende “erleben” die Veränderung auf dem Event ganz direkt. 

First Stop: Synchronisation

Je größer ein Team, eine Organisation oder ein Unternehmen und je tiefgreifender die Transformation, desto wichtiger ist eine gemeinsame Ausrichtung und ein gemeinsames Verständnis der bevorstehenden Veränderung.

Ein Event eignet sich auch als Synchronisationspunkt besonders gut. Menschen kommen häufig mit ganz unterschiedlichen Erwartungen und auch mit vielen Fragezeichen im Kopf an. Der Benefit des Events: Alle Beteiligten können inhaltlich abgeholt werden. Sie nehmen dieselben Informationen und ähnliche Eindrücke zu einem bestimmten Zeitpunkt auf. Kritiker:innen würden sagen: Das geht auch virtuell! Stimmt!

Aber gerade in Zeiten von großer Unsicherheit darüber, wie die Zukunft eines Unternehmens aussehen soll, ermöglicht es ein physisches Event besonders gut, Erwartungen und Ängste direkt aufzunehmen und besprechbar zu machen. Anstatt nach der Keynote der:des CEO den Laptop zuzuklappen und sich zu fragen, was das nun für die Organisation bedeutet, können auf dem Event die Gedanken vieler Menschen gebündelt, offene Fragen geklärt und unterschiedliche Meinungen diskutiert werden (z.B.: Was sind die nächsten Schritte in unserer Transformation? Wie planen wir das nächste Jahr?). Teilnehmende können dann mit einer gemeinsamen Vision davon, wie es weitergehen wird, aus dem Event laufen. 

Click & Connect 

Ein Unternehmen besteht in der Regel aus Menschen mit ganz unterschiedlichen Aufgaben, Interessen und Perspektiven (und das ist auch gut so). Aber für eine erfolgreiche Transformation ist es erforderlich, dass wir es schaffen, viele Menschen hinter ein und dieselbe Sache zu bekommen. Auf einem Event können diese Menschen aus unterschiedlichen Fachbereichen, Teamkonstellationen und Hierarchieebenen zusammenkommen. Auch wenn sie in ihrem Arbeitsalltag vielleicht keine oder nur wenige Berührungspunkte haben (und ggf. auch mehr oder weniger in den bisherigen Veränderungsprozess integriert sind), besteht hier die Chance zum Austausch und zum Diskurs. 

Wie kann das genau aussehen?

Über informellen Small Talk während der Coffee Breaks oder gemeinsame Mittagessen hinaus, können strukturierte und angeleitete Networking Sessions und inhaltliche Diskussionen zu bestimmten Themen einen echten Mehrwert liefern.

Hierfür kann der grobe Rahmen für den Austausch (bspw. Dauer und Gruppengröße für die Diskussion) zwar vorab definiert werden, muss er aber nicht! Alles andere kann von den Teilnehmenden selbst (bei)gesteuert werden (bspw. Themen/Fragen und Inhalte für die Diskussion). Wir stellen immer wieder fest, dass es durch diese Art der Beteiligung zu einem spannenden Austausch, zum Beispiel über die Zukunft des eigenen Unternehmens, kommt. Das passiert auch und gerade dann, wenn eher „ungewöhnliche“ Konstellationen in einer Runde zusammentreffen – zum Beispiel, wenn die Senior-Chefin mit 30 Jahren Führungserfahrung auf einen Azubi im 2. Lehrjahr trifft. Das bewusste Brechen mit dem Alltäglichen durch Begegnungen mit Personen, mit denen man im daily business vielleicht weniger zu tun hat, bringt diverse Sichtweisen in einen Raum. Sie ermöglichen allen Beteiligten einen Perspektivwechsel und stärken das gegenseitige Verständnis – so wichtig für den weiteren Veränderungsprozess! 

Mit Bock ins Unbekannte

Ganz nebenbei kreieren die Teilnehmenden durch ihren Austausch und ihr Engagement gemeinsame Erinnerungen und “conversational capital”, das sie in ihren Alltag zurücktragen. Überraschende Momente, über die nach einem Event enthusiastisch gesprochen werden, dürfen daher aus unserer Sicht nicht fehlen. Inspiration und Motivation für die anstehenden Herausforderungen – bring it on! 

Diese können zum Beispiel im Rahmen von spannenden Keynotes oder ungewöhnlichen Pop-Up Talks stattfinden. Mit einem fesselnden Vortrag über den eigenen Tellerrand zu schauen kann absolut inspirierend sein. Genauso inspirierend kann es aber auch sein, “inside the box” zu denken – also Inspiration von innen, aus der eigenen Organisation, zu suchen. Warum nicht Geschichten aus den eigenen Reihen erzählen, prägende Gesichter vergangener Veränderungsprozesse ihre Erfahrung teilen lassen oder innovative Zukunftsvisionär:innen aus dem eigenen Unternehmen vorstellen. Wichtig ist nur, dass für Teilnehmende des Events Parallelen zur eigenen Transformation erkennbar bleiben, um Fragen im Kopf wie “wie ist das gerade relevant für mich?” vorwegzunehmen. Dann können inspirierende Inhalte Energie erzeugen und eine Krafttankstelle sein für das, was an Veränderung im weiteren Prozess noch kommt. 

Und wenn wir schon beim Thema Energie sind, hier noch ein Hinweis: Da ein Event ein großer organisatorischer Baustein in einem Veränderungsprozess ist, kann es sein, dass der Fokus des Projektteams sich stark auf das Event als Meilenstein konzentriert. Wichtig ist, bei aller Vorbereitung der Veranstaltung aber nicht das berühmte “bigger picture” aus den Augen zu verlieren. Bereits auf dem Event muss klar sein (und auch transparent kommuniziert werden), was nach dem Event folgt. Auf neu-deutsch also: Was ist die weitere Roadmap? Wenn allen Beteiligten klar ist, wie die nächsten Schritte in der Transformation aussehen, lässt sich Energie mitnehmen und umwandeln und die Gefahr schrumpft, dass nach dem Event die Motivation und Euphorie absinkt oder sich sogar ins Gegenteil (Frustration und Sarkasmus) verwandelt. 

Sticks and Stones: Herausforderungen in der Planung

Jetzt aber zum eigentlichen Doing! Eng verknüpft mit den Zielen, die mit einem Event im Transformationsprozess erreicht werden sollen, sind meist zwei (und mehr) Fragen zur konkreten Planung: Wie groß planen wir das Event und findet es vor Ort oder online statt?

Bei der Planung der Größe eines Events spielen Gedanken zu Location, ggf. Messebau, Catering, Zielgruppen/Teilnehmendenkreis und vielem mehr mit rein. Die Entscheidung, welche Personen(gruppen) zu einem Event eingeladen werden, ist aus unserer Sicht besonders spannend für den Veränderungsprozess. Je größer ein Team, eine Organisation oder ein Unternehmen ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass nur bestimmte Zielgruppen oder eine Auswahl eingeladen werden kann – und die Teilnahme deshalb limitiert ist. 

✔️ Wer soll also teilnehmen?

✔️ Nur die wichtigsten Stakeholder?

✔️ Oder doch Führungskräfte und Mitarbeitende ohne Führungsverantwortung?

✔️ Und nicht zu vergessen das Projektteam, das die Transformation im daily business weiter begleitet?

Diese Entscheidung sollte letztlich mit den Zielen, die durch die Transformation erreicht werden sollen, abgeglichen werden. Wenn wir uns an das Beispiel des Unternehmens erinnern, das einen Wandel von einer starren zu einer flexiblen Organisation schaffen möchte, kann es hilfreich sein, dass Stakeholder, Führungskräfte und Mitarbeitende eingeladen werden. Warum?

Ein Veränderungsprozess, der die Kultur aller Beteiligten in einer Organisation betrifft, kann und sollte diese auch bei der organisatorischen und inhaltlichen Planung von Events berücksichtigen.

Denn alle von ihnen gehen nach einem Event zurück in ihre Teams, teilen das Erlebte und können somit als Multiplikator:innen ein lokaler Synchronisationspunkt sein. 

Fällt die Wahl der Eingeladenen “mal wieder nur auf die Führungskräfte”, geht häufig ein Stöhnen durch das restliche Team: “Jetzt feiern die Chef:innen mal wieder ohne uns und wir sollen sparen.” Es ist tatsächlich wichtig, sich darüber im Klaren zu sein, welche Message eine Veranstaltung, deren Aufmachung, Inhalt und Teilnehmendenkreis sendet – vor allem an diejenigen, die nicht teilnehmen dürfen. Wenn es aber wichtig für das Erreichen der Ziele ist, dass die Führungskräfte in ihrer Rolle als Multiplikator:innen und Orientierungsgeber:innen zuerst zu einem Thema informiert werden und abgestimmt sind, dann ist es auch in Ordnung sich auf diese bestimmte Zielgruppe zu konzentrieren. Wichtig hierbei: Diesen Zusammenhang zwischen Zielen und Teilnehmendenkreis transparent für alle zu kommunizieren. 

Bei der Entscheidung für oder gegen ein physisches Event spielen ähnlich viele Dinge eine Rolle. Oft sind Präsenzveranstaltungen aufgrund fehlender Ressourcen (oder einer globalen Pandemie) nicht realisierbar. Virtuelle Meetings oder Hybrid-Formate als Tools in Transformationsprojekten funktionieren aus unserer Erfahrung heraus vor allem dann, wenn sie durch Inhalt und Format genauso begeistern und überraschen wie ein physisches Event. Das ist in Zeiten von generellem Overload an virtuellen Meetings, Zoom Fatigue oder parallelem Multitasking durchaus herausfordernd, aber mit minimaler Frontalbeschallung und maximal überzeugenden zielgruppenorientierten Inhalte möglich. Denn ob ein Event im Nachhinein als Erfolg gesehen wird, hängt vor allem von der subjektiven Wahrnehmung und den Erwartungen der Teilnehmenden ab.

Geht’s auch ganz ohne Events?

Ihr seht schon: Events sind kein Allheilmittel für Veränderung. Sie müssen gut durchdacht und geplant sein, damit sie die Transformation wirksam unterstützen können. Ganz schön kompliziert, oder?  Trotz der vielen Fragen, die man sich vor, während und nach einem Event in Veränderungsprozessen stellen sollte, finden wir: Der Aufwand lohnt sich! Denn irgendein Event zu veranstalten, nur weil “man mal wieder alle zusammenbringen sollte”? Keine gute Idee! Events können dem Erfolg eines Transformationsprozess durchaus auch im Weg stehen.

Ein Event, das schlecht geplant, wenig zielorientiert und chaotisch umgesetzt ist, bringt weder den Beteiligten noch dem übergeordneten Veränderungsziel etwas. Ganz im Gegenteil. Ein unausgereiftes Konzept kann zu Frustration und Demotivation auf Seiten derer führen, die die Veränderung vorantreiben oder im Arbeitsalltag leben möchten.

Geht Transformation am Ende also auch ganz ohne? Wenn die Ziele, die mit einem Event erreicht werden, auf anderen Wegen und Kanälen angesteuert werden können, dann ja. Hierfür sollte im Arbeitsalltag zum Beispiel explizit Raum für die oben beschriebenen Ziele Synchronisation, Austausch und Inspiration geschaffen und das Ganze einzeln kommunikativ transparent begleitet werden. Nicht wirklich weniger herausfordernd, oder? 

Mehr als Keynotes und Canapés? Ja!*

*Wenn das inhaltliche Konzept nachhaltig auf die Ziele des Veränderungsprozesses einzahlt und die Bedürfnisse der beteiligten Stakeholder, Führungskräfte und Mitarbeitenden berücksichtigt werden. 

Wortwörtlich angelehnt an “Change is a process, not an event.” (Barbara Johnson) denken wir Veränderung natürlich nicht nur als einmaliges Event, sondern als einen schrittweisen und fortlaufenden Prozess, der durch gezielte Veranstaltungen begleitet und unterstützt werden kann.

Der Effekt eines fulminanten Kick-Off Events verpufft ganz schnell, wenn es keine weiteren und regelmäßigen Touchpoints für alle gibt. Wir nutzen Events in Transformationen deshalb immer wieder, um Menschen einen gemeinsamen Reset in dieselbe Richtung zu ermöglichen, miteinander in den Austausch zu bringen oder zu Neuem zu inspirieren. 

Wie stark sich diese (oder andere) Ziele in den Inhalten eines Events wiederfinden, hängt immer auch davon ab, wie weit sich Veränderung schon in den Strukturen, Prozessen oder der Kultur eines Unternehmens verankert hat. Während ein Event zu Beginn eines Transformationsprojektes eher darauf abzielt, Teilnehmende inhaltlich abzuholen, auf bevorstehende Veränderungen einzustimmen oder sie in den Austausch miteinander zu bringen, ist es später umso wichtiger, Fortschrittserfolge zu feiern und Energie zu tanken für den weiteren Weg.

Unser Fazit

Gut durchdachte und gemachte Events funktionieren deshalb so gut, weil sie ein Katalysator für Veränderung sein können. Sie beschleunigen Transformation vor allem durch ziel- und bedürfnisorientierte Inhalte und Formate.  Ein fantastisches Tool, das wir in unseren Projekten nicht missen möchten – dann gerne auch mit ganz vielen Keynotes und Canapés! 

Wie nutzt ihr Events, um Veränderung zu begleiten? Und an welches Event erinnert ihr euch heute noch am liebsten (und warum)?